Jak wybrać system do self-storage: 12 pytań, które zadaj przed podpisaniem umowy

Wybór systemu do self-storage to decyzja na lata, a większość porównań kończy się na cenniku i liczbie funkcji. Tymczasem najdroższe błędy wychodzą później: gdy okazuje się, że BLIK działa przez przekierowanie, faktura nie trafia do KSeF, a przy rozstaniu dane zostają u dostawcy. Poniżej 12 pytań, które warto zadać każdemu dostawcy, razem z tym, jaka odpowiedź powinna Cię zaniepokoić.

1. Czy klient może wynająć i zapłacić sam, o każdej porze?

Najwięcej rezerwacji przychodzi wieczorem i w weekendy, gdy nikt nie odbiera telefonu. Zapytaj, czy system ma stronę wynajmu z aktualnym cennikiem, czy komórka jest blokowana na czas płatności i czy klient dostaje umowę bez udziału operatora. Odpowiedź „klient wysyła zapytanie, a my oddzwaniamy” to nie rezerwacja online.

2. Jak działa BLIK?

Są dwa BLIK-i: z przekierowaniem do banku i bez, z kodem wpisywanym od razu na stronie. Ten drugi ma wyraźnie wyższą konwersję na telefonie, bo klient nie wychodzi ze strony wynajmu. Zapytaj też, czy karta może być zapamiętana do płatności cyklicznych i kto trzyma token karty: powinna bramka, nie system.

3. Do jakiego programu księgowego trafia faktura?

Jeśli używasz Fakturowni, inFakt, ifirma, wFirma, FakturaXL albo Comarch, faktura powinna wystawiać się tam automatycznie po każdej płatności, z Twoją numeracją. Odpowiedź „eksportujemy CSV do księgowej” oznacza, że ktoś będzie to przepisywał.

4. Jak wygląda KSeF?

Obowiązkowy KSeF zmienia zasady co kilka miesięcy. Zapytaj, którędy faktura trafia do KSeF, gdzie zapisuje się numer KSeF i co się dzieje z fakturami wystawionymi poza systemem. Osobno zapytaj o kaucję: powinna iść na notę księgową, nigdy na fakturę.

5. Co steruje bramą i boksami?

Nazwy sterowników, nie ogólniki. Zapytaj, czy klient otwiera bramę z telefonu, czy kodem na klawiaturze, jak szybko po podpisaniu umowy dostęp działa i co się dzieje z dostępem, gdy klient przestaje płacić. Zapytaj też, czy da się ograniczyć dostęp delegata do konkretnego okresu.

6. Co system robi, gdy klient nie płaci?

Poproś o scenariusz krok po kroku: ile dni przed terminem SMS, kiedy e-mail z linkiem do płatności, po ilu dniach blokada dostępu i czy odblokowanie po wpłacie jest automatyczne. Jeśli operator ma to robić ręcznie, system oszczędza mniej, niż obiecuje.

7. Za co dokładnie płacę?

Najprostszy test: ile zapłacę w miesiącu, w którym mam 120 komórek, ale wynajętych 45? Opłata za wszystkie komórki karze za rozbudowę placu. Opłata za wynajęte magazyny rośnie razem z obłożeniem. Zapytaj też o limit miesięczny na plac i o to, czy są opłaty za wdrożenie, SMS-y albo dodatkowych użytkowników.

8. Jak przeniosę dane z obecnego systemu albo arkusza?

Poproś o opis procedury: format pliku, import próbny, sprawdzenie sald, import właściwy. Zapytaj, kto koryguje daty rozliczeń tak, żeby terminy płatności obecnych klientów się nie przesunęły. „Przyślijcie Excel, zobaczymy” to nie procedura.

9. Co się dzieje z danymi przy rozstaniu?

Zapytaj wprost, czy dostaniesz zrzut wszystkich danych placu, w jakim formacie i w jakim terminie. Operator jest administratorem danych swoich klientów, dostawca tylko je przetwarza, więc odpowiedź musi być „tak, w całości”.

10. Kto odpowiada za backupy i co się stało przy ostatniej awarii?

Dobre odpowiedzi zawierają liczby: backup codziennie, kopia poza serwerem, 30 dni wstecz, przećwiczona procedura odtworzenia. Zapytaj też o audit log: czy widać, kto zmienił cenę albo usunął umowę, z wartością przed i po.

11. Jak wygląda kilka placów w jednym koncie?

Jeśli planujesz drugi plac, sprawdź, czy operatorzy mogą być przypisani do lokalizacji, czy raporty są osobno i łącznie oraz czy cennik i szablony umów mogą różnić się między placami.

12. Co dostaję poza systemem?

Zapytaj o wsparcie po polsku i w polskich godzinach, o to, kto konfiguruje bramkę płatności i sterownik bramy przy wdrożeniu, oraz czy nowe funkcje trafiają do wszystkich klientów bez dopłat. Dobry dostawca ma też listę tego, czego nie ma, i mówi o niej sam.